報告書やメールを通じて上司に情報を伝える際、何が一番重要かご存じでしょうか？
多くの人が経験していると思いますが、ただ情報を伝えるだけでは不十分です。
効果的な報告を行うには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。
今回は、上司に確実に伝わる報告のコツと、よくある失敗例をお伝えします。
もとよし僕も管理職歴9年目。
上司目線も取り入れながら、お伝えします。
結論：構成を制す者は、報告を制す
上司への報告書やメールを作成する際は、以下の3つ順番を基本構成としましょう。
①結論を最初に伝える
具体的な数値や結果を簡潔に示す。
②結論の根拠を説明する
どうしてその結論に至ったのか、理由やプロセスを明確にする。
③詳細なデータは後に添付する
結論と根拠を理解してもらった後で、補足情報としてデータを提示する。
もとよし上司の好みに合わせた報告方法にするのも、
結構重要だったりします。
詳しくは、こちら↓
「報連相スキルを圧倒的に伸ばす４つの方法」
よくない報告例：データをただ送るだけでは不十分
ここで、よくある「よくない報告例」をご紹介します。
例えば、上司から
「このエリアの見込み客100社について、どのくらい売上が見込めるかを報告してほしい」
と依頼されたとします。
やりがちな失敗は、
『100社分のデータをエクセルにまとめ、それぞれの会社ごとに予想される売上金額を入力し、sum関数で合計値を出し、そのエクセルファイルをそのまま送る』
というものです。
これでは、上司にとって非常に分かりにくい報告になってしまいます。
なぜなら、エクセルだけでは「何が言いたいのか」が伝わりにくいからです。
このような報告は、報告する側の自己満足になりがちで、
受け手である上司にとっては理解しづらく、ストレスになることもあります。
結果として、報告が差し戻されるリスクが高くなります。
報告は「構成」が命
それでは、どうすれば効果的な報告ができるのでしょうか？
重要なのは「報告の構成」です。
報告の構成をしっかりと意識して、
結論 → 理由や根拠 → 詳細データの順番で情報を伝えるようにしましょう。
この順番で報告することで、上司はまず「結論」を理解し、
その結論に至った背景や根拠を知り、
最後に詳細なデータで全体像を確認することができます。
これが、上司にとって分かりやすく、効率的な報告方法なのです。
①まずは結論から始めること
報告書やメールを書くときに、最初に気をつけたいポイントは
「結論を、最初に、端的に、伝える」ということです。
結論は、数値で表すことができるものは必ず数値で示します。
「何円」とか「何パーセント」など、具体的な数字で伝えるのが基本です。
例えば、
「このエリアの見込み客100社について、どのくらい売上が見込めるかを報告してほしい」
という依頼に対し、
「このエリアの売上見込みは合計で〇〇円です」
と端的な結論を伝えるのです。
上司が一番知りたいのは、結局のところ「何がどうなったのか」「どのくらいの数値が出たのか」という結論です。
端的に伝えることで、上司の思考をシンプル化することもでき、
以降の報告が頭に入りやすくなります。
もとよし上司の思考を、こっちから、コントロールしてやるんです！
これが最初に示されていないと、どれだけ情報が詰まっていても、
上司にとっては読みにくく、理解しづらい内容になってしまいます。
②結論を支える根拠を示すこと
結論を伝えたら、次に大切なのはその結論に至った「理由や根拠」を示すことです。
上司が求めているのは、ただの数字だけではありません。
その数字がどうしてそうなったのか、どういうプロセスを経てその結論に至ったのかを知ることで、
上司は安心してその報告を基に判断を下すことができます。
例えば、「このエリアの売上見込みは合計で〇〇円です」と結論を伝えた後に、
「この見込みを立てた理由は、100社のうちA社とB社が大きく貢献する見込みがあるからです。
具体的には、A社からは△△円、B社からは□□円の売上が期待されています」
と説明することで、上司はその結論をより深く理解できるでしょう。
③詳細なデータを添付すること
そして、最後に「詳細なデータを添付」することが大事です。
例えば、
「このエリアの見込み客100社について、どのくらい売上が見込めるかを報告してほしい」
という依頼であれば、100社全部のデータですね。
詳細なデータやリストを最初から見せるのではなく、
結論や根拠をしっかりと理解してもらった後に補足として提示します。
これにより、上司は全体像を把握しやすくなります。
多くの人が最初からすべての情報を見せたくなりますが、
情報過多になってしまうと、かえって理解が難しくなることもあります。
まずは重要なポイントを抑え、その後で詳細を提供することで、
上司にとって分かりやすい報告が完成します。
超重要：「報告すべきこと」を間違えないように！
そして、結論を伝える際に気をつけるべきなのは、
その結論が上司の知りたいことと一致しているかどうかです。
これを間違えると、以降の報告全てが無駄になってしまいます。
例えば、上司が求めているのは「合計金額」なのに、
「売上が立ちそうな会社のリスト」や「何社が売上を上げそうか」
といった結論を提示しても意味がありません。
では、どうすれば、そのような間違いを防ぐことができるのでしょうか？
対策①：この仕事の背景を理解する
その結論が「なぜ必要なのか」、「上司が何を判断するためにそのデータを求めているのか」
という「背景」を理解しておくことが重要です。
例えば、上司が特定のエリアの売上見込みを求める理由として、
他のエリアとの営業活動を比較検討したい場合が考えられます。
もし、今回調べてもらうエリアで売上見込みがあまり立たないのであれば、
他のエリアにリソースを割くという判断が必要になるかもしれません。
上司が判断を下すためのデータを提供するという意味で、
その背景を理解しておくことが重要なのです。
こういった情報を理解しておくことで、報告する際に結論がズレることなく、
上司が求めている内容をしっかりと伝えることができます。
対策②：上司に直接聞く
それでも、何を報告すべきか分からなければ、
その段階で「今回の報告の内容は、こういうことで間違いないですか？」と上司に確認しましょう。
「聞きにくいなあ」と思われるかも知れません。まあ、聞きにくいですよね。
でも、上司の立場からすると、間違えた報告をもらうより、事前に聞いてもらう方が100％いいんです。
指示をもらった時に念の為確認するのでもいいですし、途中で分からなくなったら勇気を出して聞きましょう。
上司もその方が安心します。
まとめ
上司への報告書やメールを作成する際は、以下の3つ順番を基本構成としましょう。
①結論を最初に伝える
具体的な数値や結果を簡潔に示す。
②結論の根拠を説明する
どうしてその結論に至ったのか、理由やプロセスを明確にする。
③詳細なデータは後に添付する
結論と根拠を理解してもらった後で、補足情報としてデータを提示する。
これらのポイントを押さえることで、上司にとって分かりやすく、
理解しやすい報告ができるようになります。
そして、上司とのコミュニケーションをしっかりと取り、
報告内容が的確であることを確認することで、
より効果的な報告が実現できるでしょう。
皆さんの報告がよりスムーズに進み、
上司からの評価が高まることを願っています。
今回の内容が少しでも役に立てば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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